Afdelingen, teams en participanten.
In het CRVS bestaat de mogelijkheid om afdelingen aan te maken. Nu is afdeling maar een woord. Je kunt het woord Afdeling bijvoorbeeld ook vervangen door Team of Gebruikersgroep, of zoals het voorheen heette, Participant. Wij gebruiken hier voor het gemak even het woord afdeling.
Gebruikers (ofwel medewerkers)
Een afdeling is een entiteit binnen het CRVS waaraan gebruikers kunnen worden gekoppeld. Deze gebruikers hebben dan alleen toegang tot, of rechten voor, die afdeling in het CRVS waaraan men is gekoppeld. Een gebruiker kan aan meerdere afdelingen gekoppeld zijn, maar nooit meer dan in één afdeling tegelijk zijn ingelogd. Heeft een gebruiker rechten voor meer dan één afdeling, dan wordt tijdens het inloggen gevraagd namens welke afdeling men inlogt. Heeft men maar rechten voor één afdeling, dan wordt deze stap overgeslagen.Personen (ofwel hulpvragers, mantelzorgers en vrijwilligers)
Personen die aangemaakt worden in een bepaalde afdeling, kunnen binnen die afdeling rollen krijgen. Alle informatie die binnen deze afdeling aan een rol wordt gekoppeld, is ook alleen maar zichtbaar binnen deze afdeling. Personen kunnen daarnaast aan meerdere afdelingen worden gekoppeld en bij deze verschillende afdelingen ook verschillende rollen hebben (maar ook dezelfde). De informatie over deze persoon op beide afdelingen is geheel gescheiden. De afdelingen waar deze persoon bij bekend is, kan desgewenst wel op beide stamkaarten vermeld staan. Afb. ‘bekend bij afd. x en afd y.Zonder gebruikersrechten geen informatie
Het blijft hoe dan ook zo dat informatie in de vorm van bijvoorbeeld intakeformulier, gespreksverslagen en hulpvragen die binnen één afdeling zijn gemaakt, nooit inzichtelijk zijn voor andere afdelingen. Een afdeling heeft dus als het ware een eigen set klanten met alle aan deze personen gekoppelde informatie. Hiermee kan dus worden bewerkstelligd dat informatie, die niet inzichtelijk mag zijn voor gebruikers die niet de rechten voor een bepaalde afdeling hebben, kan worden afgeschermd.Deze beperking zorgt er overigens ook voor dat personen (ofwel hulpvragers, mantelzorgers en vrijwiligers) die niet in dezelfde afdeling staan niet aan elkaar gekoppeld kunnen worden.
Tegengaan dubbele invoer
Het enige dat door alle afdelingen heen zichtbaar is, is de stamkaart, zonder de rollen. Dit voorkomt dat een persoon die al in het CRVS is ingevoerd, nogmaals wordt ingevoerd ten behoeve van een andere afdeling.Een concreet voorbeeld
We hebben een CRVS met 3 afdelingen, te weten X, Y en Z. Ik heb als gebruiker toegang tot de afdeling X en Z. Ik ben ingelogd in de afdeling X en maak een nieuwe persoon aan, te weten Mw. De Groot. Als ik de persoon heb aangemaakt en de rol van hulpvrager aam haar heb gekoppeld, is Mw. De groot dus hulpvrager in de afdeling X. Ik kan alles registreren bij Mw. De Groot en alles wat ik registreer is ook zichtbaar voor de gebruikers van Afdeling X.
Mw. De Groot maakt ook gebruik van diensten van de organisatie die aan een andere afdeling toebehoren, zeg afdeling Y. Mijn collega bij afdeling Y ziet Mw. De Groot voor het eerst en wil haar dus gaan invoeren in het CRVS. Omdat zij vervuiling van het CRVS wil tegengaan controleert zij eerst of Mw. De groot niet al in het CRVS is geregistreerd. Dat doet zij door te zoeken op naam en adres. En inderdaad. Mevrouw de Groot komt naar boven. Als zij op haar naam klikt komt haar stamkaart naar voren en de mededeling dat Mw. De Groot ook bekend is bij Afdeling X.
Mijn collega ziet dus alleen de stamkaart, zonder rol en zonder alle andere informatie. Mijn collega kan nu aan de voor haar lege stamkaart de gewenste rol(len) toevoegen; in dit geval die van hulpvrager én vrijwilliger.
De situatie is nu zo dat Mw. De groot bij afdeling X de rol van hulpvrager heeft, en bij Afdeling Y de rol van hulpvrager en Vrijwilliger. Niets wat deze beide afdelingen vastleggen met betrekking tot Mw. De Groot is zichtbaar bij de andere afdeling behalve dan de mededeling deze persoon is bekend bij: Afdeling X en Afdeling Y.